काम में मोनोटास्किंग: शोध क्या कहता है, और एक हफ़्ते का प्रोटोकॉल

हममें से ज़्यादातर को ध्यान की समस्या नहीं है। हमें बदलते रहने की आदत है, और उस आदत का एक बिल भी आता है।

एक छोटा-सा परीक्षण कीजिए। अगली बार जब कोई कठिन काम लेकर बैठें, तो देखिए कि हाथ किसी और चीज़ की ओर कितनी जल्दी बढ़ता है। कोई टैब, फ़ोन, कोई संदेश जिसे बस "एक बार देख लेना है।" अक्सर दो मिनट भी नहीं लगते, और अजीब बात यह है कि कोई ज़रूरी चीज़ इंतज़ार नहीं कर रही होती। हाथ अपने आप चला जाता है।

इस साल दफ़्तरों की बातचीत में मोनोटास्किंग, यानी जान-बूझकर एक समय में एक ही काम करना, धीरे-धीरे जगह बना रही है। बरसों तक यह सुनने के बाद कि एक साथ कई काम सँभालना हुनर है, यह उसका जवाब है। विचार पुराना है। नया यह है कि अब ज़्यादा टीमें खुलकर कह रही हैं कि इस करतब की क़ीमत चुकानी पड़ रही थी।

बदलने की असली क़ीमत

जो संख्या हर कोई दोहराता है, वह UC इर्वाइन की शोधकर्ता ग्लोरिया मार्क से आई है। उन्होंने बरसों तक असली दफ़्तरों में असली स्क्रीन के सामने लोगों को काम करते देखा। उनके अवलोकन-अध्ययनों में पाया गया कि बाधा के बाद लोगों को छोड़े हुए काम पर लौटने में लगभग बीस मिनट लगे। यह आँकड़ा इतनी बार दोहराया गया है कि "ध्यान की अवधि" का नारा बन गया है, और वही ढाँचा इसका ज़्यादा काम का हिस्सा छिपा देता है।

क़ीमत मुख्य रूप से बाधा की नहीं है। क़ीमत लौटने के रास्ते की है। जब आप अधूरा सोचा हुआ छोड़कर किसी संदेश का जवाब देते हैं, तो मन का एक हिस्सा उसी संदेश के पास रह जाता है। इस पर काम करने वाली शोधकर्ता सोफ़ी लेरॉय ने इसे "ध्यान का अवशेष" कहा: अगला काम शुरू करते समय भी मन का कुछ हिस्सा पिछले काम पर टँगा रहता है। गुणवत्ता चुपचाप गिरती है। काम पतला हो रहा है, यह पता नहीं चलता। बस इतना पता चलता है कि दिन भर व्यस्त रहे।

मार्क के बाद के काम में यह भी मिला कि लोग स्क्रीन पर अपनी चीज़ें बहुत जल्दी-जल्दी बदलते हैं, अक्सर एक मिनट के आसपास। इनमें से अच्छा-ख़ासा हिस्सा दूसरों के संदेशों से नहीं, अपनी ही ओर से आई बाधाओं का है। इसलिए फ़ोन के चुप हो जाने से मसला हल नहीं होता। आदत आपके साथ-साथ चलती है।

फ़्लो को एक ही चीज़ क्यों चाहिए

मिहाली चिक्सेंटमिहाली ने फ़्लो का जो वर्णन किया, वह चालीस साल में ज़्यादा नहीं बदला: एक ऐसा काम जो आपको खींचे, इतना स्पष्ट कि प्रगति कैसी दिखेगी यह पता हो, और उसमें डूबने लायक बिना रुकावट का समय। तीसरी शर्त हटा दें तो बाक़ी दोनों बेकार हैं।

यह हिस्सा मुझे भूल जाना आसान लगता है। फ़्लो कोई ऐसा स्वभाव नहीं जो कुछ लोगों में होता है। यह तब होता है जब कुछ शर्तें पूरी हों, और मोनोटास्किंग उनमें सबसे सस्ती है। प्रेरणा को शेड्यूल नहीं किया जा सकता। पर नब्बे मिनट, जिनमें और कुछ खुला न हो, शेड्यूल किए जा सकते हैं।

जिसने ध्यान किया है, वह इस ढाँचे को पहचानेगा। हार्टफ़ुलनेस के अभ्यास में बैठते समय काम किसी ख़ास अवस्था तक पहुँचना नहीं है। काम यह है कि जब भी मन भटके, उसे धीरे से उसी एक चीज़ पर लौटा लाएँ। काम का ध्यान भी इसी तरह बर्ताव करता है। हुनर लौटने में है, और लौटने के लिए पहले एक जगह चुननी पड़ती है।

जब इमारत ही उलटी चलती है

अच्छा होता अगर यह सिर्फ़ इच्छाशक्ति की बात होती। नहीं है। आधुनिक दफ़्तर का बड़ा हिस्सा बाधाएँ पैदा करने की मशीन है।

ओपन-प्लान ढाँचे हर बातचीत को कान के पास ले आते हैं। चैट टूल एक अनकहा वादा ढोते हैं कि जवाब जल्दी मिलेगा। कैलेंडर मीटिंगों के बीच की जगह को आधे-घंटे के ऐसे टुकड़ों से भर देते हैं जो किसी कठिन काम को शुरू करने के लिए बहुत छोटे हैं। नोटिफ़िकेशन की डिफ़ॉल्ट सेटिंग वे लोग तय करते हैं जिनके उत्पाद को आपका बँटा हुआ ध्यान फ़ायदा देता है।

इसलिए जब कोई व्यक्ति मोनोटास्क करने की कोशिश करता है और असफल होता है, तो यह असफलता अक्सर ढाँचागत होती है। अच्छी योजना वाला इंसान ऐसे माहौल में काम कर रहा है जिसकी डिफ़ॉल्ट व्यवस्था उलटी चीज़ को इनाम देती है। वहाँ अनुशासन को दोष देना वैसा है जैसे खुली खिड़की वाले कमरे में ठंड लगने पर किसी को ही क़सूरवार ठहराना।

टीमें क्या आज़मा रही हैं

ज़्यादा दिलचस्प प्रयोग सामूहिक हैं। आम रूप सीधे हैं: दिन का एक तय हिस्सा, अक्सर सुबह, बिना मीटिंग और बिना तुरंत जवाब की उम्मीद के; एक साझा स्टेटस जो कहे "दोपहर तक सिर झुकाकर काम"; और यह नियम कि सचमुच ज़रूरी बात फ़ोन से आएगी, ताकि चैट इंतज़ार कर सके।

सबूत के बारे में ईमानदार रहना चाहिए। इन प्रयोगों के बारे में जो छपा है, उसमें से ज़्यादातर उन्हीं कंपनियों से आया है जो इन्हें चला रही हैं, और वह स्वयं-रिपोर्ट किया हुआ है। मुझे ऐसा कोई बड़ा, नियंत्रित परीक्षण नहीं पता जो तय करे कि सुरक्षित फ़ोकस-समय उत्पादन बढ़ाता है या नहीं। जो कहा जा सकता है, वह यह है कि तंत्र विश्वसनीय है, आज़माने की लागत कम है, और फ़ायदा बताने वाले एक ही बात बताते हैं: अधूरे दिन कम हुए।

जो रूप टिकता दिखता है, वह विनम्र वाला है। हफ़्ते में पाँच नहीं, दो ब्लॉक। आपात स्थिति के लिए साफ़ रास्ता। और ऐसा मैनेजर जो पहले ख़ुद करे।

एक हफ़्ते का मोनोटास्क प्रोटोकॉल

अगर आप ख़ुद देखना चाहते हैं, तो पाँच कार्यदिवस यह करके देखिए। यह जान-बूझकर एक पन्ने में समाता है।

1. एक ब्लॉक चुनिए। साठ से नब्बे मिनट, दिन के उस समय जब आप आम तौर पर सबसे तरोताज़ा होते हैं। इसे कैलेंडर में अपने साथ की असली मीटिंग की तरह डालिए।
2. उस एक काम का नाम लिखिए। पिछली रात एक वाक्य लिखिए: "इस ब्लॉक में बजट-सारांश का पहला मसौदा पूरा होगा।" एक काम, दिखने वाला अंत।
3. निकलने के रास्ते बंद कीजिए। मेल और चैट को छोटा नहीं, बंद कीजिए। फ़ोन दूसरे कमरे में रखिए। पास में काग़ज़ का एक टुकड़ा रखिए; बीच में जो ख़याल आएँ ("प्लंबर को मेल करना है"), उन पर अमल करने की जगह लिख लीजिए।
4. ऊब आए तो भी टिके रहिए। बदलने की इच्छा अक्सर दसवें मिनट के आसपास चरम पर होती है, ठीक तब जब काम आसान रहना बंद करता है। उसे नोट कीजिए, और फिर भी टिके रहिए।
5. ब्लॉक को बंद कीजिए। आख़िरी पाँच मिनट यह लिखने में लगाइए कि कहाँ रुके और आगे क्या है, ताकि कल की शुरुआत सस्ती पड़े।

एक सरल लॉग रखिए, रोज़ एक पंक्ति:

• तारीख़ और ब्लॉक की लंबाई।
• कितनी बार बदलने के लिए हाथ बढ़ा (हर बार एक लकीर)।
• वह एक काम पूरा हुआ? हाँ, लगभग, या नहीं।
• बाक़ी दिन कैसा लगा? एक शब्द।

पहले दो दिन बेसलाइन की तरह कीजिए, एक-एक ईमानदार ब्लॉक, बिना बदलाव के। फिर बाक़ी तीन दिन काग़ज़-और-फ़ोन के नियम जोड़िए। शुक्रवार को लकीरों की गिनती की तुलना कीजिए। ये आँकड़े किसी और के लिए नहीं हैं। ये आदत को बदलने से पहले उसे देखने का एक तरीक़ा हैं।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

अगर मेरा काम ज़्यादातर लोगों को जवाब देना है, तो क्या मोनोटास्किंग व्यावहारिक है?

कुछ हद तक। कुछ भूमिकाएँ सचमुच तुरंत जवाब देने पर टिकी होती हैं, और नब्बे मिनट की दीवार आप पर निर्भर लोगों के साथ अन्याय हो सकती है। ऐसे में ब्लॉक को तीस मिनट का कर दीजिए, उसकी घोषणा कीजिए, और असली आपात स्थिति के लिए आप तक पहुँचने का रास्ता रखिए। छोटा-सा सुरक्षित समय भी मदद करता है।

क्या संगीत या पृष्ठभूमि का शोर इसे बिगाड़ देता है?

ज़रूरी नहीं। मुद्दा यह है कि आपका ध्यान एक काम पर हो, यह नहीं कि कमरा बिल्कुल शांत हो। बिना शब्दों का संगीत कुछ लोगों की मदद करता है, कुछ का ध्यान भटकाता है। बोल वाले गाने अक्सर पढ़ने-लिखने से टकराते हैं।

अगर काम जल्दी ख़त्म हो जाए तो?

बचे हुए समय में उसी शांति में अगला काम शुरू कीजिए, या सच में विराम लीजिए। बचना इससे है कि उस ख़ाली जगह को छोटे-छोटे कामों के बिखराव से भर दिया जाए। आदत इसी रास्ते से लौटती है।

क्या मल्टीटास्किंग कभी ठीक है?

जब एक काम अपने आप होता हो, जैसे कुछ सुनते हुए टहलना, तब ठीक है। दिक़्क़त तब शुरू होती है जब दोनों कामों को एक ही तरह की सोच चाहिए, और ज़्यादातर ज्ञान-कार्य ऐसा ही है।

यह हफ़्ता इतना छोटा है कि संकल्प की जगह प्रयोग बन सके। जानने की उत्सुकता रहेगी कि शुक्रवार को आपकी गिनती कैसी रही, और दिन का कौन-सा हिस्सा सबसे ज़्यादा शोर भरा निकला।